Les facteurs de réussite d’un projet IT Asset Management

projet IT Asset Management

Les entreprises font face à un véritable défi quand il s’agit de savoir précisément quels sont les actifs technologiques qu’elles possèdent.

A une époque où le nombre de biens matériels, virtuels et logiciels est en croissance constante, les enjeux de sécurité ou business sont particulièrement dépendants de la qualité de la vision qu’une entreprise a de son parc technologique.

Lors d’une réflexion sur la mise en place ou la refonte d’une solution IT Asset Management, il est important de se poser les bonnes questions.

Définir quels sont les actifs que l’entreprise souhaite suivre et à l’aide de quelle solution ?

Un smartphone, un ordinateur portable, un serveur (virtuel ou non) ou encore du matériel médical, tous les types de biens peuvent faire l’objet d’une gestion des actifs (IT Asset Management). La première étape pour une entreprise souhaitant implémenter une solution ITAM est de définir ce qu’il est important de suivre précisément, en général en rapport avec le cœur d’activité de l’entreprise. Afin d’éviter l’effet « big bang », il est par ailleurs recommandé de commencer avec un périmètre parfaitement identifié, et de l’étendre dans un second temps.

Des solutions dédiées permettent des fonctionnalités avancées et accessibles en SaaS et/ou On-Premise, offrant un cycle de vie complet de l’acquisition à la mise au rebut sur les aspects contractuels, financiers et opérationnels. Elles proposent également des mécanismes d’interfaçage avec l’écosystème pour automatiser la mise à jour des biens dans le temps. Pour certaines, la gestion des licences (Software Asset Management) est également de la partie.

Les solutions d’IT Service Management (ITSM) proposent également des fonctionnalités d’ITAM intéressantes, cependant moins complètes. La dimension du projet et le volume des biens à suivre sont également à prendre en compte afin de s’orienter vers des solutions adaptées.

Bien définir les objectifs principaux du projet ITAM

Les objectifs d’une implémentation de gestion d’actifs peuvent être multiples : avoir une vision d’ensemble des biens que possède l’entreprise afin d’en optimiser la gestion et les coûts, réaliser de la refacturation interne, être en support d’une solution de Service Management ou encore pour anticiper un futur audit de conformité logicielle afin d’éviter de lourdes pénalités et/ou de renégocier les contrats en cas de sous-utilisation des licences acquises.

En fonction de ses propres objectifs, l’effort d’implémentation et les prérequis sont différents, pour autant les fondations sont les mêmes : modéliser, inventorier et suivre ce que l’entreprise possède avec une finesse du niveau d’information qui peut varier en fonction des objectifs souhaités.

Quelques exemples de questions auxquelles une solution d’IT Asset Management peut répondre :

  • Combien de biens ont été achetés ? loués ? à quelles conditions et associés à quel type de contrat ? Quels sont les biens dans le parc ou toujours en stock ?
  • A quels utilisateurs sont-ils associés ? ou se situent-ils ?
  • Quelles sont leurs spécifications techniques (OS, processeurs, stockage, …) ?
  • Quels logiciels sont installés sur les biens ? Sont-ils sur-utilisés ou sous-utilisés ?
  • Quelles machines virtuelles sont actives ? Quels sont les logiciels installés ?
  • Etc.

Quels sont les facteurs de réussite de la mise en place d’une solution ITAM ?

Définir et implémenter le cycle de vie d’un actif est souvent la première étape d’une solution d’ITAM efficace, celui-ci couvre : l’acquisition, l’exploitation et la maintenance et enfin la mise au rebut.

Les solutions dédiées ITAM permettent de définir le cycle complet, pour autant l’entreprise possède souvent des solutions dédiées pour les achats ou la gestion financière (commandes, catalogues fournisseurs, facturation, etc.). Il est donc impératif de définir quelle partie du cycle de vie sera à mettre en place. Dans les solutions ITAM, des workflows paramétrables permettent de mettre en place toutes les étapes utiles à la fourniture d’un service : validation hiérarchique, financière, technique, etc. Il s’agit donc de bien définir ce qui doit rester dans les outils existants et ce qui sera implémenté dans la solution ITAM.

Les informations nécessaires au suivi d’un bien évoluent au cours du temps. Lors de l’acquisition, les informations pertinentes sont en général contractuelles et financières (achats/locations et mode de financement). Celles-ci permettent de déterminer le coût d’un bien, son amortissement ou encore son entité d’appartenance à des fins éventuelles de refacturation interne dans l’entreprise.

Lors de l’exploitation ce sont les informations opérationnelles et techniques, issues des outils d’inventaires ou de découvertes, qui viennent enrichir les données existantes. Ces informations permettent d’avoir une vision sur 2 aspects : instantanée et historique. En fonction des objectifs, le type d’interfaces à mettre en place avec l’écosystème peut varier.

Véritable pilier de l’édifice, l’intégration des informations issues des référentiels de l’entreprise, des outils d’inventaire ou de découverte dans la solution d’ITAM, permet d’être le plus fidèle possible dans la vision de ce que l’entreprise possède. Il est impératif de disposer avant toute chose de mécanismes permettant de mettre à jour les actifs au cours de leur vie. Un bien va évoluer dans le temps : mis à disposition d’un collaborateur, recevant des mises à jour logicielles et enfin mis au rebut.

Les solutions d’ITAM proposent généralement des mécanismes pour s’interfacer avec l’extérieur, l’automatisation de la mise à jour des données est la clé d’une vision juste dans le temps.

Posséder ou mettre en place des outils d’inventaire ou de découverte est un facteur clé de la réussite d’un tel projet. Le plus important reste pourtant de bien définir le périmètre des « assets » qui doivent être suivis, au risque de vouloir suivre tous types de biens sans avoir une réelle valeur ajoutée pour l’entreprise.

L’ITAM ne consiste pas seulement à suivre les biens IT, chose que pourrait très bien faire un seul outil d’inventaire. L’ITAM nécessite une réelle gestion associée à des « services métier ».